´´OFICIO´´
El oficio es un tipo de documento que
sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o
también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de
felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones
se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios
profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.
Partes del oficio:
- Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen
membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
- Nombre
de Año
Es la denominación que se le da al año actual.
- Lugar
y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de
donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
- Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el
memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del
número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las
siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una
línea oblicua y el año en curso.
- Destinatario
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo
requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la
persona a quien se dirige.
- Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO,
seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje
del texto, que se explicará en el cuerpo.
- Referencia
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario
mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo
contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con
mayúscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para
mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
- Cuerpo
o texto
Es la parte central del documento, donde se dará a
conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy
brevemente.
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."
- Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad,
cortesía.
- Firma
y posfirma
Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de
la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le
distingue, más el sello respectivo.
- Iniciales
Al igual que en el memorándum, las iniciales del
remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona
que mecanografió el documento.
- Anexo
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio,
como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
Un anexo es una página que constituye un tipo de
información de soporte enciclopédico, que aporta información relacionada con
artículos, pero que no es un artículo en sí mismo. Este tipo de páginas
utilizan el espacio de nombres específico Anexo:, y se categorizan en la Categoría:
Anexos.
- Distribución
Se usa, generalmente,
en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a
quienes va dirigido el oficio.
http://es.wikipedia.org/wiki/Oficio_%28documento%29
´´MEMORANDO´´
Un memorándum es, en su aceptación básica, un informe donde
se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o
acción. también puede ser un cuaderno o anotador donde
se apuntan las cosas que un individuo debe recordar.
Partes de un memorando:
El memorando tiene las siguientes partes
obligatorias:
1. lugar y fecha
2. código
3. destinatario
4. asunto
5. cuerpo
6. despedida o antefirma
7. firma y posfirma
8. "con copia"
9. pie de página
http://www.memorandum.bligoo.com.co/
´´CIRCULAR´´
Es un documento de uso interno que dirige una autoridad
superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a
conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.
Partes de un circular:
a) Numeración. Se
escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le
corresponde, el año y las iniciales de la institución.
CIRCULAR Nº 050-...../GG.
b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.
c) Destinatario. Generalmente el documento está dirigido a un grupo de personas interesadas.
Señores
Jefes de Departamentos
Presente
A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas.
e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.
ASUNTO: Cambio de horario.
f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.
El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque.
g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.
Atentamente, cordialmente.
h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.
Guillermo Avilés
GERENTE DE VENTAS
i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.
CIRCULAR Nº 050-...../GG.
b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.
c) Destinatario. Generalmente el documento está dirigido a un grupo de personas interesadas.
Señores
Jefes de Departamentos
Presente
A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas.
e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.
ASUNTO: Cambio de horario.
f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.
El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque.
g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.
Atentamente, cordialmente.
h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.
Guillermo Avilés
GERENTE DE VENTAS
i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.
http://documentacion.tribunaempresarial.com/circular
´´CARTA´´
Una carta es un medio
de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor
(destinatario). La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que
el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede
considerarse texto plenamente expositivo.
Partes de la carta:
- Encabezado: nombre,
dirección y fecha del día y lugar al que se dirige.
- Saludo: personal o
consolidado en fórmulas establecidas.
- Cuerpo: exposición
del asunto con los temas pertinentes.
- Despedida: el
nombre en la parte inferior de la carta.
- Firma clara.
La carta también se compone de:
- Membrete: nombre,
dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
- Fecha: ciudad,
entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
- Domicilio: nombre,
dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta
(destinatario).
Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con
el destinatario.
Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
Despedida: expresión de cortesía que da término a la
carta.
Antefirma: razón social o denominación de la casa.
Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.
- Referencias finales: iniciales,
mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien
tipea la carta.
- Otros datos: indicaciones
de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite
copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las
referencias finales.
- Oyente: quien es el que
recibe el mensaje.
- Remitente: es
quien envía la carta.
http://www.portaleducativo.net/pais/mx/tercero-basico/574/La-carta-y-sus-elementos
´´INFORME´´
Es un texto que da cuenta del estado actual o de los
resultados de un estudio o investigación sobre un asunto específico. En
cualquier caso siempre es necesario preparar todo el material que permita
escribir un informe. Lo esencial es darse cuenta de algo que sucedió, con una
explicación que permita comprenderlo.
Partes de un informe:
- Portada:
Datos personales del escritor o autor y el título del informe.
- Título:
Debe dar una idea clara de demostrar de lo que trata el texto
- Índice:
En esta parte van señaladas todas las partes del informe y el total de
páginas que contiene.
- Introducción:
Es una breve reseña de lo que trata el tema que vamos a estudiar.
- Cuerpo:
Es la información principal y completa del tema.
- Conclusiones:
Aquí se presentan los resultados más importantes que permiten responder
las interrogantes planteadas.
- Bibliografía:
Es el ordenamiento alfabético y por fecha de la literatura usada para
responder todas las inquietudes y plantear las ideas del trabajo.
http://es.wikipedia.org/wiki/Informe
